Informace o zpracování osobních údajů v GENIUS mateřská škola o.p.s.
GENIUS mateřská škola o.p.s., IČ 24843717, se sídlem Praha 10, Světická 1229/8, PSČ 100 00 (dále jen „MŠ") je neziskovou soukromou mateřskou školou akreditovanou u Ministerstva školství, mláděže a tělovýchovy.
Hlavním úkolem MŠ je poskytování předškolního vzdělávání dětí ve smyslu školského zákona. V rámci svých činností zpracovává osobní údaje. Postupuje přitom v souladu s právními předpisy, zejména nařízením EU č. 2016/679 o ochraně osobních údajů (tzv. GDPR) a zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů.
Cílem tohoto dokumentu je informovat o zpracování osobních údajů v MŠ a právech, která mají děti, resp. jejich zákonní zástupci a která mohou uplatnit. Informace o zpracování osobních údajů jsou dostupné na webových stránkách MŠ a budou průběžně aktualizovány.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů je Michal Zuza, kontaktní email pověřence je michal@genius-school.cz.
Obsah:
1. Jaké osobní údaje MŠ zpracovává?
2. Z jakých zdrojů má MŠ osobní údaje?
3. Jste povinni MŠ osobní údaje předávat?
4. Proč a jak zpracovává MŠ osobní údaje?
Účely zpracování osobních údajů v MŠ jsou následující:
6. Jak dlouho uchovává MŠ osobní údaje?
7. Komu osobní údaje může MŠ předávat?
8. Jaká práva máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů?
1. Jaké osobní údaje MŠ zpracovává?
MŠ zpracovává jen takové údaje, které jsou nezbytné pro výkon činností, které MŠ na základě příslušných právních předpisů a statutu MŠ má vykonávat a pro ochranu veřejného zájmu a oprávněných zájmů MŠ a třetích osob. MŠ zpracovává také údaje, k jejichž zpracování ji zákonní zástupci dítěte dali souhlas.
Jedná se o následující údaje především týkající se dětí a menším rozsahu také týkající se zákonných zástupců dítěte, členů rodiny, jiných oprávněných osob (např. osob vyzvedávající dítě atd.):
Identifikační údaje - osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci osoby, zejména jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, podpis. Kontaktní údaje - osobní údaje umožňující kontakt se zákonnými zástupci dítěte, zejména uvedená kontaktní adresa, číslo telefonu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace.
Vzdělávací údaje — údaje o průběhu vzdělávání, činnosti dítěte, jeho tvorbě, výsledcích. Komunikační údaje — údaje o komunikaci mezi zákonným zástupcem dítěte a MŠ, např. emailové zprávy, dopisy.
Profilové údaje - mezi profilové údaje patří například základní fyzické charakteristiky (např. věk, výška, váha), sociálně-demografické charakteristiky (např. rodinný stav, počet dětí, informace o sourozencích), ale i behaviorální, znalostní, dovednostní a psycho-sociální charakteristiky dítěte.
Údaje o zdravotním stavu — mezi údaje o zdravotním stavu se řadí zejména údaje o očkování, zdravotních omezeních, akutních i chronických chorobách, alergiích, úrazech, psychologických diagnózách.
2. Z jakých zdrojů má MŠ osobní údaje?
Osobní údaje, které MŠ zpracovává, pochází hlavně od zákonných zástupců dítěte (při přijímacím řízení i během další komunikace v průběhu docházky dítěte). Důležitým zdrojem je i vlastní pozorování dítěte zaměstnanci MŠ. V neposlední řadě může údaje MŠ získat od zdravotnických zařízení, pedagogicko-psychologických poraden, psychologů či jiných odborníků účastnících se na diagnostice či vzdělávání dítěte. Další údaje může MŠ získat od jiných mateřských škol, jiných školských či obdobných zařízení či jiných subjektů veřejné správy.
3. Jste povinni MŠ osobní údaje předávat?
Většinu údajů je zákonný zástupce povinen předat. Jedná se zejména o údaje, které od zákonných zástupců MŠ vyžaduje v rámci přijímacího řízení. MŠ by bez těchto údajů nemohla zajistit splnění jí zákonem uložených povinností (ochrana zdraví dětí, vedení dokumentace a evidence, dosahování cílů předškolního vzdělávání). Údaje které MŠ k plnění svých zákonných úkolů nepotřebuje, MŠ neshromažďuje.
4. Proč a jak zpracovává MŠ osobní údaje?
Každé zpracování osobních údajů má svůj účel nebo důvod a aby bylo zákonné, musí mít i svůj právní základ. To znamená, že musí být založené na souhlasu nebo musí být nezbytné pro:
1. jednání o uzavření smlouvy nebo pro plnění smlouvy,
2. splnění právní povinnosti,
3. splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci,
4. ochranu oprávněného zájmu MŠ nebo třetí osoby.
Účely zpracování osobních údajů v MŠ jsou následující:
Zajištění řádného průběhu přijímacího řízení - v rámci přijímacího řízení poskytují zákonní zástupci řadu informací o dítěti i jich samotných, aby bylo možné rozhodnout o přihlášce k předškolnímu vzdělávání a u přijatých dětí vést povinnou evidenci a využít je k plnění cílů předškolního vzdělávání. Sběr a evidenci údajů vyžaduje školský zákon a řízení probíhá dle vnitřních předpisů školy. Při rozhodování o přijetí dítěte se posuzují sdělené informace na základě předem známých kritérií.
Publikace výsledků přijímacího řízení — výsledky přijímacího řízení jsou sdělovány zákonným zástupcům dítěte osobně, elektronickou poštou případně mohou být zveřejněny na nástěnce MŠ, a to na základě školského zákona.
Zajištění předškolního vzdělávání pro děti se speciálními vzdělávacími potřebami - MŠ na základě školského zákona zajišťuje předškolní vzdělávání. Za tímto účelem zpracovává specifické profilové údaje a údaje o zdravotním stavu a získává doplňující informace jak od zákonných zástupců, tak od zdravotnických zařízení.
Odvolání proti ne/přijetí dítěte k předškolnímu vzdělávání — MŠ na základě školského zákona a správního řádu přijímá odvolání proti ne/přijetí dítěte k předškolnímu vzdělávání a zasílá jej k rozhodnutí Magistrátu Hlavního města Prahy.
Poskytování stravování — MŠ na základě školského zákona a vyhlášky o školním stravování zajišťuje stravování v objektu MŠ. Za tímto účelem sbírá a zpracovává informace o zdravotních omezeních relevantních pro přípravu a podávání jídel.
Plnění evidenčních povinností MŠ — ze školského zákona je MŠ povinna vést rozsáhlou evidenci zahrnující osobní údaje dětí i zákonných zástupců. Je povinna vést školní matriku, doklady o přijímání dětí ke vzdělávání, o průběhu vzdělávání a jeho ukončování, vzdělávací programy, třídní knihu, záznamy z pedagogických porad, knihu úrazů a záznamy o úrazech dětí, popřípadě lékařské posudky.
Plnění cílů předškolního vzdělávání MŠ — školský zákon stanoví řadu cílů vzdělávání, které je MŠ povinna naplňovat. K tomu je nezbytné zpracovávat jak údaje získané od zákonných zástupců dítěte a zdravotnických zařízení při přijímacím řízení, tak zejména informace z průběhu vzdělávání pocházející z pozorování dítěte.
Komunikace se zákonnými zástupci — MŠ komunikuje se zákonnými zástupci o všech věcech týkajících se vzdělávání dítěte, zdravotní situace, průběhu vzdělávání, vzdělávacích programech i akcích MŠ. Bez této komunikace by nebylo možné plnit cíl předškolního vzdělávání. Nejedná se o marketingovou komunikaci.
Poskytování informací státním institucím — MŠ je ze zákona povinna poskytnout na vyžádání nebo, je-li to nezbytné, z vlastního podnětu informace státním institucím.
Zveřejnění jmen dětí za každou třídu na nástěnce u šatny — na základě oprávněného zájmu MŠ a rodičů dětí MŠ na nástěnce třídy informuje o jménech dětí zařazených do konkrétní třídy. Informace je přístupná jen osobám oprávněným ke vstupu do MŠ. V době přijímacího řízení a dnů otevřených dveří, kdy do MŠ může veřejnost, jsou údaje dočasně odstraněny.
Organizace a zajišťování vzdělávacích programů a akcí školky — v rámci plnění cílů předškolního vzdělávání MŠ organizuje vzdělávací programy a akce MŠ. Některé z nich nelze provádět bez zpracování osobních údajů dětí nebo zákonných zástupců. U některých akcí je správcem osobních údajů provozovatel dané služby, který je odpovědný za poučení zákonných zástupců, případně sběr příslušných souhlasů).
Publikace fotografií dítěte na webových stránkách nebo nástěnce školky za účelem prezentace MŠ a jejích aktivit veřejnosti — MŠ na základě souhlasu zákonných zástupců dítěte umisťuje na své stránky a Facebookový profil fotografie z vybraných akcí a aktivit MŠ, aby prezentovala činnosti MŠ. Fotografie jsou většinou hromadné a nejsou opatřeny identifikací vyfocených osob. Další fotografie denní činnosti školky a jednotlivých dětí jsou uloženy na cloudovém úložišti školky, ke kterému je udělován přístup rodičům dětí a jsou přístupné po zadání hesla.
5. V jakých případech můžete podat námitku proti zpracování nezbytném pro ochranu našeho oprávněného zájmu?
Legislativa na ochranu osobních údajů nechrání pouze toho, jehož údaje se zpracovávají (subjekt údajů), ale do určité míry i toho, kdo je zpracovává (správce). Ochrana oprávněného zájmu správce (MŠ) nebo třetí strany (např. zákonného zástupce jiného dítěte) je jedním z právních základů pro zpracování osobních údajů. Lze jej použít jen u těch zpracování, která může subjekt údajů očekávat a u kterých nedojde k nepoměrnému zásahu do soukromí či práv. Každý má přitom právo podat proti jakémukoliv zpracování nezbytnému pro ochranu oprávněného zájmu správce tzv. námitku.
MŠ zpracovává osobní údaje na základě oprávněného zájmu v těchto případech:
1. Výměna informací o přihlášení dítěte a stavu řízení do jiných MŠ;
2. Zveřejnění jmen a přezdívek dětí za každou třídu na nástěnce u šatny;
3. Komunikace s orgány státní správy;
4. Zajištění bezpečnosti dětí v naléhavých případech.
6. Jak dlouho uchovává MŠ osobní údaje?
MŠ osobní údaje týkající se dítěte uchovává na základě povinnosti stanovené v § 28 školského zákona a podle zákona o archivnictví. A to nejen v průběhu vzdělávání dítěte, ale i po jeho skončení v zákonných lhůtách. Pro každý druh dokumentace je stanovena zvláštní lhůta dle skartačního řádu.
7. Komu osobní údaje může MŠ předávat?
K předávání osobních údajů dochází v případech, kdy to vyžaduje zákon (např. Magistrátu Hlavního města Prahy v rámci odvolacího řízení proti rozhodnutí o ne/přijetí dítěte k předškolnímu vzdělávání MŠ nebo Hygienické stanici HMP). Příjemcem údajů mohou být i společnosti, které MŠ pověří určitou činností, pro jejíž výkon je zpracování osobních údajů nutné. Příjemcem údajů na internetových stránkách MŠ je veřejnost.
8. Jaká práva máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů?
Legislativa přiznává všem, jejichž údaje se zpracovávají, řadu práv, aby měli větší přehled a možnost kontroly. Uplatnit právo je možné písemně na e-mailu info@genius-school.cz nebo na adrese Světická 1229/8, Praha 10, PSČ 100 00. Je Vám k dispozici i Pověřenec pro ochranu osobních údajů na emailu michal@genius-school.cz.
Děti, resp. zákonní zástupci, případně další osoby, jejichž údaje MŠ může zpracovávat, mají následující práva:
Právo na přístup ke svým údajům — máte právo na informaci, jaké údaje MŠ zpracovává a další související informace (např. účel, kategorie osobních údajů, doba uchování, zdroj). Máte právo požadovat i kopii zpracovávaných osobních údajů. Za její opakované poskytnutí je však možné účtovat poplatek odpovídající nákladům na zpracování a poskytnutí informace.
Právo na přenositelnost údajů — v případě potřeby můžeme zajistit přenositelnost Vašich údajů, které jsme od Vás získali, k jiné mateřské škole.
Právo na opravu osobních údajů - v případě, že jsou vaše údaje nebo údaje o dítěti nesprávné, nepřesné, nebo neúplné, máte právo požadovat jejich opravu.
Právo na výmaz osobních údajů — vaše osobní údaje maže MŠ sama v rámci zákonných archivačních lhůt. O jejich mazání se tedy nemusíte starat. Přesto můžete uplatnit právo na výmaz.
Právo na omezení zpracování osobních údajů — v některých situacích MŠ omezí zpracování osobních údajů. Například tehdy, pokud se bude MŠ zabývat námitkou proti zpracování osobních údajů nebo upozorněním na nepřesnost údajů.
Právo na odvolání souhlasu — pokud jste udělil/a MŠ souhlas se zpracováním osobních údajů -fotografie, máte právo jej odvolat. Po odvolání souhlasu fotografii dítěte MŠ odstraní z internetových stránek MŠ a další tam již nebude umísťovat.
Právo na námitku — právo námitky lze uplatnit pouze proti zpracování na základě ochrany
oprávněného zájmu MŠ a třetích osob.
Právo podat stížnost ÚOOÚ — každý zákonný zástupce dítěte má právo obrátit se se stížností ve věcech ochrany osobních údajů na Úřad pro ochranu osobních údajů.
Platné od 1.5.2018 - verze 1